一件一件选定要做的事
你已经知道这个年度首要的五件事是什么。这些事必须成为每日生活的基础，也就是你的组织结构。想让你的年度重点工作有进展，就必须专心把时间投入其中，每天都是如此。
这时，一份有条理的工作清单就能帮上忙。这份清单必须保持单纯，否则光是制作工作清单，就又多了一项工作。制作工作清单时，请依据你的五个领域来分类，然后加上第六类，并标示为“其他5%”。
以我的某一天为例，工作清单会像这样：
透过这样的清单架构，把令人手足无措的事项，切分成容易管理又切实可行的工作区块，同时确保时间花在对的地方。光说不练没有意义，要真的花时间去做。我的工作清单就是我的计划，也是我要投入时间心力的重点。
这个架构既单纯，又有助于专注，是你展开一天的好方法，但功用不仅于此。它还能提供信息，让我知道自己怎么处理各项重点领域、各领域之间如何建立关系，以及为了在各领域取得进展所做的努力。
看看前述清单，你会发现在这个特定日子，“服务现有的客户”的比重远超过“开发未来的客户”。只有一天这样没关系，但如果是长久现象，在整个月当中，关于现有客户的工作都填得满满的，而对未来客户的工作却空荡荡，我就会知道自己必须调整，才能让业务成长。
当工作时间发生冲突，必须有所取舍时，这个清单架构尤其有用。例如有两个会议都很重要，而我必须择一参加，这时就可以根据自己运用时间的多寡，看哪个重点领域的活动较少而做出决定。这能帮助我保持平衡。
另一方面，在“做些有趣的事，照顾好自己”的领域，我也只有一个活动项目，但因为写作、家人和朋友全是我能量的来源，所以没有关系。
我也注意到“其他5%”的活动总是满的，这些都是非常行政事务导向的，而且占据我超过5%的时间。这可能表示我应该雇用一位行政人员，或该把一些事项延后，直到行程表空出更多的时间。
只要有条理的把任务栏成清单，着重在本年度想完成的目标，就可以减少令人窒息、动弹不得的状况。
18分钟轻松管理每一天
你可能不知道：人们在工作时，平均每小时会被打扰四次，而且有40%不会回到被打扰前的工作;有将近95%的经理人认为，最浪费他们时间的三件事是不必要的会议、不重要的邮件、冗长的简报内容;而电子邮件与电话造成的分心，会让人的智商降低10分，比抽大麻的影响高出一倍;一心多用，则会让生产力下降40%。
成功者都有一个管理工作生活的好习惯，而这个习惯可以只占每天的18分钟：
·上班前花五分钟，规划当日工作重点。在打开计算机前，先坐下来，拿出工作清单，看看有哪些项目可以让这一天变得很有成就。有哪些事项是实际可行的，能让你更专注在年度重点上，并让你在一天结束时感到自己过得很有效率而成功?然后，把这些项目从工作列表上挪到日程表。别忘了：要确保列表上的任何项目不会留在那里超过三天，要么把它们写入日程表，要么就从清单上拿掉。
·每小时花一分钟，重新聚焦。把手表、手机或计算机设定成每小时响一次，然后开始针对日程表上面列的事项工作。当闹钟响起，深呼吸，问问自己，过去一个小时是否有效率。然后看一下日程表，有意识地承诺自己要如何度过下一个小时。一小时接着一小时地管理每一天，别让时间来管理你。
·下班前花五分钟，诚实检讨并反省自己。在一天工作即将结束之际，关上计算机，回顾今日，问问自己三组问题，例如：今天过得如何?今天学到了什么?需要向谁回复最新消息吗?快速写几封电子邮件或打几通电话，确保自己与应该联络的人联系。
每天给自己18分钟。你将学会如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握专心的秘诀，有效排除干扰;除了管理自己，还要熟知如何设定界线，以防别人浪费自己的时间;不必忙于搞定所有的事，而要在有限时间内完成真正重要的事。站高一点看自己，心灵富裕，工作才有效率。
彼得·布雷格曼(Peter Bregman)是战略咨询师。
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